Rooming list: o que é, como montar e modelo grátis

Rooming list é a lista que você envia ao hotel dizendo quem vai dormir em qual quarto: o nome de cada hóspede, o tipo de quarto (individual, casal, duas camas, triplo), quem divide com quem, as datas de entrada e saída e os pedidos especiais. O hotel usa essa lista para separar os quartos antes da chegada e fazer o check-in do grupo sem fila. Abaixo você vê o que não pode faltar, como montar passo a passo e pode baixar um modelo grátis em Excel.

O que é rooming list (e para que ela serve)

Quando uma agência bloqueia quartos para um grupo, o hotel sabe quantos quartos reservou, mas não sabe quem vai ficar em cada um. A rooming list fecha essa lacuna. Com ela, o hotel:

• separa os quartos certos (casal, duas camas, triplo) antes do grupo chegar;
• prepara as chaves e as fichas de hospedagem com antecedência;
• avisa a cozinha sobre restrições alimentares e a governança sobre berço ou cama extra;
• cobra corretamente, porque sabe quem está em quarto individual e quem divide.

Para a agência, ela é a prova do que foi combinado. Se o casal chegou e encontrou duas camas de solteiro, a primeira pergunta do hotel vai ser: "o que estava na rooming list?".

O nome vem do inglês (room = quarto) e é usado assim mesmo no Brasil, em hotéis, operadoras e receptivos.

O que não pode faltar em uma rooming list

Documento (RG, CPF ou passaporte) entra só se o hotel pedir. Em viagens internacionais é comum pedirem o número do passaporte.

Siglas dos tipos de quarto

Hotéis e operadoras usam siglas em inglês. Vale colocar a legenda na própria planilha para ninguém da sua equipe errar.

Atenção: alguns hotéis usam "DBL" para qualquer quarto de duas pessoas e confirmam a cama depois. Na dúvida, escreva por extenso na coluna de observações: "casal" ou "2 camas de solteiro".

Como montar a rooming list passo a passo

1. Pergunte o tipo de quarto no momento da reserva

O maior erro é deixar para perguntar "com quem você vai dividir?" uma semana antes da viagem. Pergunte na reserva:

• se a pessoa quer quarto individual, duplo ou triplo;
• com quem vai dividir (nome completo);
• se prefere cama de casal ou duas de solteiro.

Isso também resolve a cobrança: quarto individual costuma ter um valor maior (o suplemento single), e você já cobra o valor certo desde o início.

2. Confira com o bloqueio do hotel

Compare o que os passageiros pediram com o que você bloqueou. Se o hotel reservou 10 duplos e 2 individuais, mas 4 pessoas pediram individual, você precisa negociar mais quartos ou oferecer outra opção antes de fechar a lista.

3. Monte uma linha por pessoa, agrupada por quarto

Uma linha por hóspede, com o mesmo número de quarto para quem divide. Assim a planilha funciona para quarto individual, duplo ou quádruplo sem mudar o formato, e dá para filtrar e contar quartos facilmente.

4. Revise nomes, crianças e pedidos especiais

Antes de enviar, confira:

• nomes iguais ao documento (sem apelido, sem abreviação);
• idade das crianças, porque muitas tarifas mudam por faixa etária;
• quem precisa de acessibilidade, andar baixo ou quartos próximos;
• restrições alimentares, se o pacote inclui refeições.

5. Envie no prazo do contrato

O prazo para enviar a rooming list costuma estar no contrato do bloqueio. Depois dessa data, o hotel pode liberar os quartos que não têm nome. Envie por e-mail, com o nome do grupo e as datas no assunto, e peça confirmação de recebimento.

6. Controle as versões

Desistência, troca de colega de quarto, pessoa que entrou na última hora: a lista muda. Toda vez que mudar, atualize a data e o número da versão no cabeçalho e avise o hotel do que mudou. Mandar só "segue a lista atualizada" obriga o hotel a comparar linha por linha.

Modelo de rooming list grátis

Preparamos uma planilha pronta com cabeçalho do grupo, legenda dos tipos de quarto, colunas para observações e linhas de exemplo (apague antes de enviar). Abre no Excel, no Google Planilhas e no LibreOffice.

Veja como fica o preenchimento (exemplo ilustrativo, com nomes fictícios):

Erros comuns (e como evitar)

• Confundir DBL com TWN. Duas amigas em cama de casal ou um casal em camas separadas gera reclamação no primeiro minuto da viagem. Pergunte a preferência na reserva.
• Nome diferente do documento. "Zé" na lista e "José Carlos" no RG atrasa o check-in. Copie o nome do documento.
• Esquecer quem chega em outra data. Quem vai antes ou fica depois precisa de entrada e saída próprias, senão o hotel cobra ou libera o quarto errado.
• Lista sem versão. Com três arquivos chamados "rooming final", ninguém sabe qual vale.
• Grupo de WhatsApp como fonte da verdade. Combinar quartos no grupo e depois copiar para a planilha é onde os erros aparecem. Centralize as respostas em um só lugar.

E as listas do ônibus, do voo e dos passeios?

A mesma lógica vale para outras listas da viagem: assentos no ônibus, lista de passageiros do voo, mesas no jantar, grupos de passeio e transfers. Em todas, a pergunta é a mesma: quem vai em qual lugar. Se você já organiza os quartos por pessoa, montar as outras listas fica muito mais fácil.

Cuidado com os dados pessoais (LGPD)

A rooming list tem dados pessoais e, às vezes, informações sensíveis (saúde, acessibilidade, alimentação). Envie ao hotel só o que ele precisa, evite circular a lista em grupos de WhatsApp e apague cópias antigas depois da viagem.

Como fazer a rooming list no PaxWays

Se a planilha começou a dar trabalho, o PaxWays organiza a rooming list junto com as reservas da viagem:

• Listas por viagem: além de quartos, você cria listas de voo, ônibus, trem, refeição, tour, transfer e barco.
• Quartos com capacidade: cada quarto tem um nome, quantas pessoas cabem e, se quiser, o pacote de preço ligado a ele (por exemplo, quarto duplo ou individual).
• Participantes vindos das reservas: você atribui quem já reservou, busca pelo nome ou e-mail, filtra por pacote e esconde os quartos já cheios.
• Dados coletados antes: perguntas no checkout ou em formulários depois da reserva (como data de nascimento ou preferências), que podem aparecer como colunas na lista.
• Anotações por quarto e por lista e exportação em CSV para mandar ao hotel.
• Várias datas de saída: cada saída pode ter suas próprias listas, e o líder do grupo vê as listas no portal do líder.

Conheça a gestão da viagem do PaxWays ou agende uma demonstração para ver uma rooming list montada com as reservas de verdade.