Rooming list : définition, comment la préparer et modèle gratuit

La rooming list est la liste que vous envoyez à l'hôtel pour indiquer qui dort dans quelle chambre : le nom complet de chaque client, le type de chambre (individuelle, double, twin, triple), qui partage avec qui, les dates d'arrivée et de départ et les demandes particulières. L'hôtel l'utilise pour attribuer les chambres avant l'arrivée du groupe et faire l'enregistrement sans file d'attente à la réception. Vous trouverez ci-dessous ce qu'elle doit contenir, la méthode pas à pas et un modèle Excel gratuit à télécharger.

Qu'est-ce qu'une rooming list (et à quoi sert-elle) ?

Lorsque vous bloquez un contingent de chambres pour un groupe, l'hôtel sait combien de chambres il vous réserve, mais pas qui dormira dans chacune. La rooming list comble ce manque. Grâce à elle, l'hôtel peut :

• préparer les bonnes chambres (double, twin, triple) avant l'arrivée ;
• préparer les clés et les fiches d'enregistrement à l'avance ;
• informer la cuisine des régimes alimentaires et les étages des lits bébé ou lits d'appoint ;
• facturer correctement, puisqu'il sait qui est en chambre individuelle et qui partage.

Pour vous, c'est la trace de ce qui a été convenu. Si un couple arrive et trouve deux lits séparés, la première question de l'hôtel sera : « Que disait la rooming list ? »

En français, on parle aussi de « liste de répartition des chambres », mais les hôtels et les autocaristes utilisent presque toujours le terme anglais.

Ce que doit contenir une rooming list

N'ajoutez le numéro de pièce d'identité ou de passeport que si l'hôtel le demande. C'est fréquent pour les séjours à l'étranger.

Les codes des types de chambre

Les hôtels et les réceptifs utilisent des abréviations. Ajoutez une légende dans le tableur pour que personne dans votre équipe ne se trompe.

Attention : certains hôtels utilisent « DBL » pour toute chambre de deux personnes et confirment la literie ensuite. En cas de doute, précisez-le dans les remarques : « grand lit » ou « 2 lits ».

Comment préparer une rooming list, étape par étape

1. Demandez le type de chambre dès la réservation

L'erreur la plus courante consiste à demander « avec qui partagez-vous la chambre ? » une semaine avant le départ. Posez la question lors de la réservation :

• chambre individuelle, double/twin ou triple ;
• avec qui la personne partagera la chambre (nom complet) ;
• grand lit ou deux lits.

Cela règle aussi la question du prix : la chambre individuelle fait généralement l'objet d'un supplément (le supplément single), que vous facturez dès le départ, que le client verse un acompte puis le solde ou qu'il paie en 3 ou 4 fois.

2. Comparez avec votre contingent

Comparez les demandes des participants avec les chambres bloquées. Si l'hôtel vous a réservé 10 twins et 2 individuelles mais que 4 personnes demandent une individuelle, vous devez négocier des chambres supplémentaires ou proposer une autre solution avant de finaliser la liste.

3. Une ligne par personne, regroupée par chambre

Une ligne par client et le même numéro de chambre pour ceux qui la partagent. Le même format fonctionne alors pour les individuelles, doubles ou quadruples, et vous pouvez filtrer et compter les chambres facilement.

4. Vérifiez les noms, les enfants et les demandes particulières

Avant l'envoi, contrôlez :

• que les noms correspondent à la pièce d'identité (ni surnoms ni initiales) ;
• l'âge des enfants, car de nombreux tarifs en dépendent ;
• les besoins d'accessibilité, d'étage bas ou de chambres proches ;
• les régimes alimentaires, si les repas sont inclus.

5. Respectez le délai du contrat

La date limite d'envoi de la rooming list figure en général dans le contrat de groupe. Passé ce délai, l'hôtel peut remettre en vente les chambres sans nom. Envoyez-la par e-mail, avec le nom du groupe et les dates dans l'objet, et demandez un accusé de réception.

6. Gérez les versions

Annulations, changements de colocataire, inscriptions de dernière minute : la liste va évoluer. À chaque modification, mettez à jour la date et le numéro de version dans l'en-tête et indiquez précisément à l'hôtel ce qui a changé. Un simple « ci-joint la liste mise à jour » l'oblige à tout comparer ligne par ligne.

Modèle de rooming list gratuit

Nous avons préparé un tableur prêt à l'emploi avec un en-tête de groupe, une légende des types de chambre, une colonne de remarques et des lignes d'exemple (à supprimer avant l'envoi). Il s'ouvre dans Excel, Google Sheets et LibreOffice.

Voici à quoi ressemble une liste remplie (exemple illustratif, noms fictifs) :

Les erreurs fréquentes (et comment les éviter)

• Confondre DBL et TWN. Deux collègues dans un grand lit ou un couple dans des lits séparés, c'est une réclamation dès la première minute du séjour. Demandez la préférence à la réservation.
• Un nom différent de la pièce d'identité. « Manu » sur la liste et « Emmanuel » sur le passeport ralentit l'enregistrement. Recopiez le nom du document.
• Oublier les dates différentes. Une personne qui arrive avant ou repart après le groupe a besoin de ses propres dates, sinon l'hôtel facture ou libère la mauvaise chambre.
• Pas de numéro de version. Avec trois fichiers « rooming list DEFINITIVE », personne ne sait laquelle fait foi.
• Les e-mails et le groupe WhatsApp comme référence. Répartir les chambres au fil des messages puis tout recopier dans un tableur, c'est là que les erreurs apparaissent. Centralisez les réponses au même endroit.

Et les listes du car, du vol et des excursions ?

La même logique s'applique aux autres listes du voyage : places dans le car, liste des passagers du vol, tables du dîner, groupes d'excursion et transferts. Toutes répondent à la même question : qui va où. Que vous organisiez un voyage de CSE, un séjour seniors, un voyage associatif ou un voyage scolaire, une fois les chambres organisées par participant, les autres listes deviennent beaucoup plus simples.

Attention aux données personnelles (RGPD)

La rooming list contient des données personnelles et parfois des informations sensibles (santé, accessibilité, alimentation). Le RGPD s'applique : n'envoyez à l'hôtel que ce dont il a besoin, évitez de faire circuler la liste dans des groupes de discussion et supprimez les anciennes copies après le voyage.

Préparer votre rooming list avec PaxWays

Si le tableur devient fastidieux, PaxWays relie votre rooming list aux réservations du voyage :

• Des listes par voyage : en plus des chambres, vous pouvez créer des listes pour les vols, le car, le train, les repas, les excursions, les transferts et le bateau.
• Des chambres avec capacité : chaque chambre a un nom, un nombre de places et, si vous le souhaitez, la formule tarifaire associée (par exemple, double ou individuelle).
• Les participants issus des réservations : vous attribuez les personnes qui ont déjà réservé, recherchez par nom ou e-mail, filtrez par formule et masquez les chambres complètes.
• Des données collectées en amont : questions lors du paiement en ligne ou dans des formulaires après la réservation (date de naissance, préférences…), affichables en colonnes dans la liste.
• Des notes par chambre et par liste, ainsi qu'un export CSV à envoyer à l'hôtel.
• Plusieurs dates de départ : chaque départ peut avoir ses propres listes, et l'accompagnateur du groupe les consulte dans l'espace accompagnateur.

Découvrez la gestion du voyage de PaxWays (page en portugais) ou demandez une démo pour voir une rooming list construite à partir de vraies réservations.