Rooming list: qué es, cómo armarla y plantilla gratis

La rooming list es la lista que envías al hotel indicando quién duerme en cada habitación: el nombre completo de cada huésped, el tipo de habitación (individual, matrimonial, twin, triple), quién comparte con quién, las fechas de entrada y salida y los pedidos especiales. El hotel la usa para asignar las habitaciones antes de que llegue el grupo y hacer el check-in sin filas. Aquí verás qué no puede faltar, cómo armarla paso a paso y podrás descargar una plantilla gratis en Excel.

Qué es la rooming list (y para qué sirve)

Cuando bloqueas habitaciones para un grupo, el hotel sabe cuántas reservó, pero no sabe quién va a dormir en cada una. La rooming list resuelve eso. Con ella, el hotel:

• separa las habitaciones correctas (matrimonial, twin, triple) antes de la llegada;
• prepara las llaves y las fichas de registro con anticipación;
• avisa a la cocina sobre dietas especiales y a housekeeping sobre cunas o camas extra;
• factura bien, porque sabe quién va en habitación individual y quién comparte.

Para tu agencia, es la prueba de lo que se acordó. Si una pareja llega y encuentra dos camas separadas, lo primero que preguntará el hotel es: "¿qué decía la rooming list?".

En español también se le dice "lista de habitaciones" o "lista de alojamiento", pero en hoteles y operadores se usa casi siempre el término en inglés.

Qué no puede faltar en una rooming list

El número de documento o pasaporte solo va si el hotel lo pide. En viajes internacionales es frecuente.

Siglas de los tipos de habitación

Hoteles y operadores usan siglas en inglés. Conviene poner la leyenda en la propia planilla para que nadie del equipo se equivoque.

Ojo: algunos hoteles usan "DBL" para cualquier habitación de dos personas y confirman la cama después. Si tienes dudas, escríbelo en observaciones: "matrimonial" o "2 camas individuales".

Cómo armar la rooming list paso a paso

1. Pregunta el tipo de habitación al reservar

El error más común es preguntar "¿con quién vas a compartir?" una semana antes del viaje. Pregúntalo en la reserva:

• si la persona quiere habitación individual, doble o triple;
• con quién va a compartir (nombre completo);
• si prefiere cama matrimonial o dos camas.

Así también resuelves el cobro: la habitación individual suele tener un recargo (el suplemento single), y cobras el valor correcto desde el principio, ya sea con un anticipo y el saldo antes del viaje o en cuotas.

2. Compara con el bloqueo del hotel

Compara lo que pidieron los viajeros con lo que bloqueaste. Si el hotel te reservó 10 dobles y 2 individuales, pero 4 personas pidieron individual, tienes que negociar más habitaciones u ofrecer otra opción antes de cerrar la lista.

3. Una fila por persona, agrupada por habitación

Usa una fila por huésped y el mismo número de habitación para quienes comparten. Así la planilla sirve para individuales, dobles o cuádruples sin cambiar el formato, y es fácil filtrar y contar habitaciones.

4. Revisa nombres, niños y pedidos especiales

Antes de enviar, verifica:

• que los nombres coincidan con el documento (sin apodos ni abreviaturas);
• la edad de los niños, porque muchas tarifas cambian según la edad;
• quién necesita accesibilidad, piso bajo o habitaciones cercanas;
• las dietas especiales, si el paquete incluye comidas.

5. Envíala dentro del plazo del contrato

El plazo para enviar la rooming list suele estar en el contrato del bloqueo. Después de esa fecha, el hotel puede liberar las habitaciones que no tienen nombre. Envíala por correo, con el nombre del grupo y las fechas en el asunto, y pide confirmación de recepción.

6. Controla las versiones

Cancelaciones, cambios de compañero de habitación, alguien que se suma a último momento: la lista cambia. Cada vez que cambie, actualiza la fecha y el número de versión en el encabezado y avisa al hotel qué cambió. Mandar solo "adjunto la lista actualizada" obliga al hotel a comparar línea por línea.

Plantilla de rooming list gratis

Preparamos una planilla lista para usar, con encabezado del grupo, leyenda de tipos de habitación, columna de observaciones y filas de ejemplo (bórralas antes de enviar). Se abre en Excel, Google Sheets y LibreOffice.

Así se ve una lista completa (ejemplo ilustrativo, con nombres ficticios):

Errores comunes (y cómo evitarlos)

• Confundir DBL con TWN. Dos amigas en cama matrimonial o una pareja en camas separadas es un reclamo en el primer minuto del viaje. Pregunta la preferencia al reservar.
• Nombre distinto al del documento. "Pepe" en la lista y "José Luis" en el pasaporte demora el check-in. Copia el nombre del documento.
• Olvidar a quien llega en otra fecha. Quien llega antes o se queda después necesita sus propias fechas, o el hotel cobrará o liberará la habitación equivocada.
• Lista sin versión. Con tres archivos llamados "rooming final", nadie sabe cuál vale.
• El grupo de WhatsApp como fuente de verdad. Acordar las habitaciones en el chat y después copiarlas a la planilla es donde aparecen los errores. Centraliza las respuestas en un solo lugar.

¿Y las listas del bus, del vuelo y de las excursiones?

La misma lógica sirve para las otras listas del viaje: asientos del bus, lista de pasajeros del vuelo, mesas de la cena, grupos de excursión y traslados. Todas responden a la misma pregunta: quién va en qué lugar. Si ya organizas las habitaciones por persona, armar las demás listas es mucho más fácil, ya sea un viaje de egresados, un grupo de jubilados o una peregrinación.

Cuidado con los datos personales

La rooming list tiene datos personales y, a veces, información sensible (salud, accesibilidad, alimentación). Respeta la ley de protección de datos de tu país: envía al hotel solo lo que necesita, evita compartir la lista en grupos de WhatsApp y borra las copias viejas después del viaje.

Cómo hacer la rooming list en PaxWays

Si la planilla empezó a dar trabajo, PaxWays organiza la rooming list junto con las reservas del viaje:

• Listas por viaje: además de habitaciones, puedes crear listas de vuelo, bus, tren, comidas, tour, traslado y barco.
• Habitaciones con capacidad: cada habitación tiene un nombre, cuántas personas caben y, si quieres, el paquete de precio vinculado (por ejemplo, doble o individual).
• Participantes desde las reservas: asignas a quienes ya reservaron, buscas por nombre o correo, filtras por paquete y ocultas las habitaciones llenas.
• Datos recopilados antes: preguntas en el checkout o en formularios después de la reserva (como fecha de nacimiento o preferencias), que pueden aparecer como columnas en la lista.
• Notas por habitación y por lista y exportación a CSV para enviar al hotel.
• Varias fechas de salida: cada salida puede tener sus propias listas, y el líder del grupo las ve en el portal del líder.

Conoce la gestión del viaje de PaxWays (página en portugués) o agenda una demo para ver una rooming list armada con reservas reales.