Rooming-Liste: Was sie ist, wie Sie sie erstellen, plus kostenlose Vorlage

Die Rooming-Liste ist die Liste, die Sie an das Hotel schicken und die zeigt, wer in welchem Zimmer schläft: vollständiger Name jedes Gastes, Zimmertyp (Einzelzimmer, Doppelzimmer, Zweibettzimmer, Dreibettzimmer), wer sich mit wem ein Zimmer teilt, An- und Abreisedaten und Sonderwünsche. Das Hotel teilt damit die Zimmer vor Ankunft der Gruppe zu und kann alle ohne Warteschlange einchecken. Im Folgenden erfahren Sie, welche Angaben nicht fehlen dürfen, wie Sie Schritt für Schritt vorgehen, und Sie können eine kostenlose Excel-Vorlage herunterladen.

Was ist eine Rooming-Liste und wozu dient sie?

Wenn Sie ein Zimmerkontingent für eine Gruppe reservieren, weiß das Hotel, wie viele Zimmer es für Sie blockiert, aber nicht, wer in welchem Zimmer übernachtet. Die Rooming-Liste schließt diese Lücke. Mit ihr kann das Hotel:

• die richtigen Zimmer (Doppel, Twin, Dreibett) vor der Anreise vorbereiten;
• Schlüssel und Meldescheine im Voraus bereitlegen;
• die Küche über Ernährungswünsche und das Housekeeping über Babybetten oder Zustellbetten informieren;
• korrekt abrechnen, weil klar ist, wer im Einzelzimmer wohnt und wer sich ein Zimmer teilt.

Für Sie ist sie der Nachweis dessen, was vereinbart wurde. Findet ein Ehepaar bei Ankunft zwei getrennte Betten vor, lautet die erste Frage des Hotels: „Was stand in der Rooming-Liste?“

Im Deutschen spricht man auch von „Zimmerliste“ oder „Zimmereinteilung“; in Hotellerie und Busreisebranche ist „Rooming-Liste“ jedoch der übliche Begriff.

Diese Angaben gehören in jede Rooming-Liste

Ausweis- oder Passnummern nur angeben, wenn das Hotel danach fragt. Bei Reisen ins Ausland ist das häufig der Fall.

Abkürzungen der Zimmertypen

Hotels und Agenturen verwenden Kürzel. Im deutschsprachigen Raum sind EZ und DZ üblich, international SGL, DBL und TWN. Nehmen Sie eine Legende direkt in die Tabelle auf, damit sich niemand im Team vertut.

Achtung: Manche Hotels verwenden „DZ“ für jedes Zimmer mit zwei Personen und klären die Betten erst später. Schreiben Sie im Zweifel in die Bemerkungen: „Doppelbett“ oder „2 Einzelbetten“.

So erstellen Sie die Rooming-Liste Schritt für Schritt

1. Fragen Sie den Zimmerwunsch schon bei der Buchung ab

Der häufigste Fehler: Die Frage „Mit wem teilen Sie das Zimmer?“ kommt erst eine Woche vor Abfahrt. Fragen Sie bei der Buchung:

• ob Einzelzimmer, Doppel-/Zweibettzimmer oder Dreibettzimmer gewünscht ist;
• mit wem das Zimmer geteilt wird (vollständiger Name);
• ob ein Doppelbett oder zwei Einzelbetten gewünscht sind.

Damit ist auch der Preis geklärt: Für Einzelzimmer fällt meist ein Einzelzimmerzuschlag an, den Sie von Anfang an korrekt berechnen, sowohl bei der Anzahlung als auch bei der Restzahlung vor Reisebeginn.

2. Gleichen Sie die Wünsche mit dem Kontingent ab

Vergleichen Sie die Wünsche der Teilnehmenden mit Ihrem Zimmerkontingent. Hat das Hotel 10 Doppelzimmer und 2 Einzelzimmer blockiert, aber 4 Personen möchten ein Einzelzimmer, müssen Sie zusätzliche Zimmer verhandeln oder eine Alternative anbieten, bevor Sie die Liste abschließen.

3. Eine Zeile pro Person, nach Zimmer gruppiert

Verwenden Sie eine Zeile pro Gast und dieselbe Zimmernummer für alle, die sich ein Zimmer teilen. So funktioniert dasselbe Format für Einzel-, Doppel- und Vierbettzimmer, und Sie können Zimmer leicht filtern und zählen.

4. Prüfen Sie Namen, Kinder und Sonderwünsche

Kontrollieren Sie vor dem Versand:

• Namen genau wie im Ausweis (keine Spitznamen, keine Abkürzungen);
• das Alter der Kinder, da viele Preise altersabhängig sind;
• wer Barrierefreiheit, ein unteres Stockwerk oder nahe beieinanderliegende Zimmer benötigt;
• Ernährungswünsche, wenn Mahlzeiten inbegriffen sind.

5. Halten Sie die Frist aus dem Vertrag ein

Die Frist für die Rooming-Liste steht meist im Gruppen- oder Kontingentvertrag. Danach kann das Hotel Zimmer ohne Namen wieder freigeben. Schicken Sie die Liste per E-Mail mit Gruppenname und Reisedaten im Betreff und bitten Sie um eine Eingangsbestätigung.

6. Führen Sie Versionen

Stornierungen, getauschte Zimmerpartner, Nachmeldungen: Die Liste ändert sich. Aktualisieren Sie bei jeder Änderung Datum und Versionsnummer im Kopf und teilen Sie dem Hotel genau mit, was sich geändert hat. Ein bloßes „anbei die aktualisierte Liste“ zwingt das Hotel zum Zeile-für-Zeile-Vergleich.

Kostenlose Vorlage für die Rooming-Liste

Wir haben eine fertige Tabelle vorbereitet: mit Kopfbereich für die Gruppe, Legende der Zimmertypen, Spalte für Bemerkungen und Beispielzeilen (vor dem Versand löschen). Sie lässt sich in Excel, Google Sheets und LibreOffice öffnen.

So sieht eine ausgefüllte Liste aus (Beispiel zur Veranschaulichung, fiktive Namen):

Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden

• DZ und Twin verwechseln. Zwei Vereinskolleginnen im Doppelbett oder ein Ehepaar in getrennten Betten bedeutet eine Beschwerde in der ersten Minute. Fragen Sie den Bettenwunsch bei der Buchung ab.
• Name weicht vom Ausweis ab. „Hansi“ auf der Liste und „Hans-Peter“ im Pass verzögert den Check-in. Übernehmen Sie den Namen aus dem Dokument.
• Abweichende Daten vergessen. Wer früher anreist oder länger bleibt, braucht eigene Daten, sonst berechnet oder vergibt das Hotel das falsche Zimmer.
• Keine Versionsnummer. Bei drei Dateien namens „Rooming-Liste FINAL“ weiß niemand, welche gilt.
• E-Mails und Gruppenchats als Quelle. Die Zimmeraufteilung in vielen Nachrichten abzustimmen und dann alles in eine Tabelle zu übertragen, ist die häufigste Fehlerquelle. Sammeln Sie die Angaben an einem Ort.

Und die Listen für Bus, Flug und Ausflüge?

Dasselbe Prinzip gilt für die anderen Listen einer Reise: Sitzplätze im Bus, Passagierliste für den Flug, Tischordnung beim Abendessen, Ausflugsgruppen und Transfers. Alle beantworten dieselbe Frage: Wer ist wo? Ob Vereinsreise, Klassenfahrt, Busreise oder Studienreise: Sind die Zimmer erst einmal pro Person organisiert, sind die übrigen Listen deutlich einfacher.

Datenschutz beachten (DSGVO)

Die Rooming-Liste enthält personenbezogene Daten und teils sensible Angaben (Gesundheit, Barrierefreiheit, Ernährung). Es gilt die DSGVO: Übermitteln Sie dem Hotel nur, was es benötigt, verteilen Sie die Liste nicht in Gruppenchats und löschen Sie alte Kopien nach der Reise.

Die Rooming-Liste mit PaxWays erstellen

Wenn die Tabelle zu aufwendig wird, verbindet PaxWays Ihre Rooming-Liste mit den Buchungen der Reise:

• Listen pro Reise: Neben Zimmern können Sie Listen für Flug, Bus, Bahn, Mahlzeiten, Ausflüge, Transfers und Fähre anlegen.
• Zimmer mit Kapazität: Jedes Zimmer hat einen Namen, eine Personenanzahl und auf Wunsch das zugehörige Preispaket (zum Beispiel Doppel- oder Einzelzimmer).
• Teilnehmende aus den Buchungen: Sie weisen Personen zu, die bereits gebucht haben, suchen nach Name oder E-Mail, filtern nach Paket und blenden volle Zimmer aus.
• Vorab erfasste Daten: Fragen im Checkout oder in Formularen nach der Buchung (etwa Geburtsdatum oder Wünsche), die als Spalten in der Liste angezeigt werden können.
• Notizen pro Zimmer und pro Liste sowie CSV-Export für das Hotel.
• Mehrere Abreisetermine: Jeder Termin kann eigene Listen haben, und die Reiseleitung sieht sie im Reiseleiter-Portal.

Mehr zur Reiseorganisation mit PaxWays (Seite auf Portugiesisch) oder vereinbaren Sie eine Demo, um eine Rooming-Liste mit echten Buchungen zu sehen.